MAKALAH
APLIKASI FAKTUR PENJUALAN BARANG
“GLORIA COMPUTER” DENGAN MENGGUNAKAN
MICROSOFT EXCEL 2007
Disusun guna memenuhi tugas matakuliah
Pengenalan Dasar Komputer 1
Oleh :
Deddy Irawan (1255201146)
Kelas
1.A
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
SEKOLAH TINGGI
KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
PERSATUAN GURU
REPUBLIK INDONESIA
(STKIP PGRI)
SUMENEP
2 0 1 2
KATA PENGANTAR
Puji
syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan YME karena berkat rahmat dan hidayah-Nya
penyusunan makalah dengan judul Aplikasi Faktur Penjualan Barang “Gloria
Computer” dengan Menggunakan Microsoft Excel 2007 dapat diselesaikan
dengan tepat waktu.
Sekarang
ini kita sedang memasuki era reformasi. Setiap negara saling berlomba memajukan
diri dalam bidang ini. Negara yang tertinggal di bidang Teknologi Informasi
akan cenderung tertinggal di bidang-bidang yang lain. Oleh karena itu, negara
kita juga harus mempelajari dan mengembangkan bidang ini. Upaya kami menyusun
makalah ini demi mengembangkan potensi di bidang Teknologi.
Makalah
ini disusun berdasarkan materi yang dibahas dalam perkuliahan mata kuliah
Pengenalan Dasar Komputer 1. Materi makalah ini adalah Microsoft Excel.
Akhir
kata, kami menyadari bahwa makalah ini tidak lepas dari kekurangan. Oleh karena
itu, kami mengharapkan sumbang saran yang konstruktif demi tercapainya kesempurnaan
untuk penyusunan berikutnya.
Sumenep,
Januari 2013
Penyusun
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar
Belakang
Microsoft Excel (MS-Excel) merupakan program aplikasi
spreadsheet (lembar kerja elektronik) canggih yang paling populer dan paling
banyak digunakan saat ini. Microsoft excel yaitu sebuah perangkat lunak yang biasa
digunakan dalam perhitungan statistik dan lainnya. Excel akan sangat
membantu kita dalam hal menghitung, memproyeksikan, menganalisa dan mampu
mempresentasikan data dalam bentuk tabel dengan berbagai jenis tabel yang
disediakannya, mulai dari bentuk Bar, Grafik, Pie, Line dan banyak lagi.
Excel 2007 merupakan pengembangan dari excel versi
sebelumnya yang lebih ditingkatkan fungsinya dan dikonsentrasikan agar
spreadsheet ini lebih familiar (mudah dipakai), lebih fleksibel, lebih mudah di
integrasikan dengan program office lainnya dan yang tak kalah penting adalah
kemampuan untuk langsung berhubungan dengan internet. Walaupun demikian, Excel 2007
ini akan selalu dikembangkan oleh pihak Microsoft sehingga akhirnya kita betul-betul
dimanja oleh software Microsoft ini.
Dalam makalah ini kami menjelaskan mengenai cara menggunakan
Microsoft Excel. Karena fungsi Microsoft Excel sangat berperan penting dalam setiap
pengaplikasian yang berupa penghitungan dan statistik. Kita dapat dengan
mudah menghitung hasil pembelian dan penjualan barang, ataupun membuat laporan
keuangan khusus yang memerlukan perhitungan2 tertentu serta dengan menampilkan
gambar dan grafik. Maka semua itu dapat di selesaikan dengan Microsoft Excel. Hal inilah yang
menjadi salah satu alasan kami menyusun makalah Microsoft Excel ini demi
menunjang kemudahan dalam proses penghitungan dan statistik.
B. Rumusan
Masalah
1. Apa
definisi dan fungsi Microsoft Excel?
2. Bagaimana
cara menggunakan Microsoft Excel dengan baik dan benar?
3. Bagaimana
cara menggunakan Microsoft Excel dalam membuat aplikasi faktur penjualan barang?
C. Tujuan
1. Mengetahui
definisi dan fungsi Microsoft Excel
2. Mengetahui
cara menggunakan Microsoft Excel dengan baik dan benar.
3. Dapat
mengaplikasikan Microsoft Excel dalam operasi membuat dan menghitung hasil
penjualan barang.
BAB II
PEMBAHASAN
1. Definisi
Microsoft Excel
Microsoft excel adalah program aplikasi yang banyak
digunakan untuk membantu menghitung, memproyeksikan, menganalisa, dan
mempresentasikan data. Disini kita akan banyak bersinggungan dengan
metode-metode pembuatan tabel dan grafik yang sangat dibutuhkan sekali dalam penyusunan
data-data sekolah, hasil-hasil penelitian, maupun dalam pembuatan makalah
pribadi. Beberapa fungsi yang dapat mempermudah dalam pengoperasian Microsoft
Excel :
a) Kalkulasi, dengan program ini kita bisa
melakukan kalkulasi atau
penghitungan dengan mudah, baik penghitungan yang sederhana maupun dengan
rumus-rumus yang sangat kompleks.
b) Grafik, dengan program ini kita bisa
mempresentasikan data kita dalam bentuk grafik yang komunikatif.
c) Komunikasi, dengan program ini kita
juga bisa berkomunikasi dengan pengguna (user) lain. Program ini sudah
dirancang untuk bisa saling bertukar informasi dalam bentuk jaringan dimana
orang lain bisa membuka lembar kerja kita dari terminal (komputer) yang
berlainan, bahkan ia juga bisa melakukan perubahan pada lembar kerja yang sama
pada saat yang bersamaan pula.
d) Internet, suatu saat mungkin kita akan
mengirim data dalam bentuk tabel atau grafik pada orang lain di tempat di
seluruh dunia, Microsoft Excel bisa melakukanya dengan baik sekali.
e) Otomatis, dengan Excel kita bisa menggunakan
otomatisasi penghitungan data yang kita ketikan. Dengan perumusan yang benar, maka
Excel akan langsung melakukan perubahan secara otomatis terhadap data kita
setiap kali mengalami perubahan.
f) Aplikasi, Microsoft Excel dapat
membantu kita merancang aplikasi siap pakai, yaitu dengan fasilitas macro.
A. Cara
Menggunakan Microsoft Excel
1. Menu
dan icon pada Microsoft Excel
Menampilkan
judul program dan dokumen aktif atau nama file dari lembar kerja yang aktif.
Icon-icon mewakili penggunaan program aplikasi pada sub-sub menu.
2. Office
Button
Berisi
barisan perintah untuk pengoperasian Program yang standar misalnya membuat
dokumen baru, membuka dokumen lama, menyimpan, mencetak dan mempublish dokumen.
3. Akses
Cepat Toolbar (Quick Access Toolbar)
Merupakan
sarana yang disediakan Microsoft Excel untuk mempercepat akses berkomunikasi
dengannya misalnya menyimpan, mencetak dan sebagainya.
4. Toolbar
Merupakan
deretan tool-tool (gambar-gambar) yang mewakili perintah dan berfungsi untuk
mempermudah dan mempercepat pengoperasian program.
5. Help
Bila kita ingin bertanya sesuatu, maka
ketik pertanyaan anda pada tempat tersebut. Ms. Excel akan memberikan
alternatif jawaban terhadap pertanyaan yang dimaksud.
6. Lembar
Kerja (Workbook)
Baris
ini berisikan informasi halaman, section, letak insertion point dan tombol
pengendali.
7. Cell
Merupakan cursor
aktif dimana kita dapat melakukan entri data dan pengoperasian data-data yang
kita masukkan tersebut.
B. Kelebihan dan
Kelemahan Microsoft Excel
Kelebihan Microsoft Excel
1. Excel
2007 mempunyai kemampuan menampung data yang cukup besar dengan 1 juta baris
dan 16.000 kolom dalam 1 sheet. Jadi dalam 1 sheet bisa menampung jawaban 1
juta responden dan 16 ribu jawaban/pertanyaan.
2. Excel
2007 format yang paling populer dan fleksibel jadi sebagian besar software data
entry ada fasilitas konversi ke format excel atau format lain yang bisa dibaca
excel. Atau jika dibutuhkan kita bisa konversi balik dari excel ke software
statistik lainnya. Saya sudah buat artikel konversi data besar ke Excel
3. Dengan
memanfaatkan fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP, kita bisa mengkontrol identitas
responden untuk keperluan transfer informasi antar tabel, antar sheet atau
antar file excel. Artikel saya tentang penggunaan Vlookup bisa dibaca.
4. Dengan
Pivot Tables, kita bisa kerja lebih efektif karena semua tabel summary yang
kita rencanakan bisa kita buat dahulu walaupun data belum masuk semua. Setiap
ada data masuk otomatis pivot table akan me-refresh sehingga tabel akan
terupdate sendiri. Ini yang saya belum temukan di SPSS, kecuali kita jago
membuat syntax dan saya yakin banyak orang yang tidak hobby main syntax.
Kelemahan
Microsoft Excel
- Pivot tabel yang menyertakan banyak
kolom/pertanyaan menghasilkan tabel berupa crosstab atau nested. Jadi mau
tidak mau membuat 2 tabel pivot untuk masing-masing pertanyaan/kolom.
Kendalanya adalah kita harus memperhitungkan jumlah kategori jawaban yang
akan ditabelkan, karena pivot otomatis akan menggunakan kolom dan baris
baru ke samping/kebawah sehingga jika di samping atau dibawah ada tabel
pivot lain, maka akan error.
- Untuk tabel yang besar dengan ukuran
file lebih dari 10MB, maka setiap editing/updating data, maka secara
default excel akan melakukan proses Workbook Calculating yang kecepatannya
tergantung dari processor dan ram komputer. Ini cukup memakan waktu
pengolahan data. Tetapi kendala ini bisa dipecahkan dengan mematikan
proses calculating otomatis menjadi Calculating Manual artinya calculating
akan dilakukan setiap kita akan save file excel tersebut. Cara ini cukup
efektif dilakukan dengan resiko jika file tertutup tidak sengaja atau
komputer mati tiba-tiba kita bisa kehilangan data kita. Caranya klik
tombol office > Excel Options > Formulas > Calculation Options,
pilih Manual dan Recalculate Workbook before saving.
- Untuk membuat kolom baru yang berisi
pengkategorian dari sebuah kolom/jawaban pertanyaan, atau membuat filter
responden; kita harus membuat rumus excel baik rumus matematika, logika
maupun text. Banyak orang yang tidak suka dengan hal ini karena di SPSS
misalnya, kita dengan mudah untuk melakukan filter atau pengkategorian
jawaban baru.
C. Macam-macam
formula
- =SUM(…)
Fungsinya :
Untuk melakukan penjumlahan
Bentuk
umum : =SUM(range sel)
Contoh :
Misalkan kita akan menjumlahkan dari sel H5 sampai sel H15
Penulisan :
=SUM(H5:H15)
- =COUNT(…)
Fungsinya :
Untuk melakukan counter
Bentuk
umum : =COUNT(range sel)
Contoh :
Misalkan kita akan menghitung jumlah pegawai yang
berada di sel B5 sampai sel B15
Penulisan :
=COUNT(B5:B15)
- =MAX(…)
Fungsinya :
Untuk mencari nilai maksimum (terbesar)
Bentuk
umum : =MAX(range sel)
Contoh :
Misalkan kita ingin menetukan nilai terbesar dari sederetan sel yang
berada di sel F1 sampai sel F17
Penulisan :
=MAX(F1:F17)
- =MIN(…)
Fungsinya :
Untuk mencari nilai minimum (terkecil)
Bentuk umum :
=MIN(range sel)
Contoh :
Misalkan kita ingin menentukan nilai terkecil dari sederetan sel yang
berada di sel F1 sampai sel F17
Penulisan :
=MIN(F1:F17)
- =AVERAGE(…)
Fungsinya :
Untuk mencari nilai rata-rata
Bentuk umum :
=AVERAGE (range sel)
Contoh :
Misalkan kita ingin mengetahui nilai rata-rata dari sel A11
sampai A17
Penulisan :=AVERAGE(A11:A17)
- =ABS(…)
Fungsinya :
Untuk mengubah angka angka yang ada dalam daftar argumennya menjadi
bilangan mutlak (absolut)
Bentuk
umum : =ABS(range sel)
Contoh
: Misalkan kita bermaksud mengetahui secara mutlak dari sel yang kita aktifkan,
misal di sel F17
Penulisan :
=ABS(F17)
- =SQRT(…)
Fungsinya :
Untuk menghitung akar dari bilangan X. Bilangan X tidak
boleh negatif
Bentuk
umum : =SQRT(range sel)
Penulisan :
= SQRT(25)
- =IF(…;…;…)
Fungsinya :
Untuk mengecek apakah nilai yang kita gunakan sebagai kunci
benar atau salah (memenuhi syarat atau tidak)
Bentuk
umum : =IF(logical_test;Value_if_true;Value_if_false)
Contoh :
Misalkan kita akan mengetahui harga barang di suatu sel yang
berada di sel F17 dengan ketentuan sebagai berikut. Jika merk
Toshiba dengan kode Ts maka harganya 3.000.000, jika merk Acer dengan kode A1
maka harganya 2.500.000. Penulisan : =IF(F17=”Toshiba”;3000000;IF(F17=”Acer”;2500000;0))
artinya jika
kolom F17 adalah barang dengan merk Toshiba, maka harga barang adalah Rp.
3.000.000,- jika merk Acer maka harga barang adalah Rp. 2.500.000,-.
Keterangan
: Jika kondisi di sel F17 terpenuhi, maka kerjakan Value_if_true, jika kondisi
di sel F17 tidak terpenuhi, maka kerjakan Value_if_false
- =DATE(Year,Month,Date)
Fungsinya :
Untuk menghitung jumlah hari
Contoh :
=DATE(73,8,11) 26887 hari
- =VLOOKUP
Fungsinya :
Untuk pembacaan suatu tabel secara vertikal
Bentuk
umum : =VLOOKUP(lookup_value ; table_array ; Col_ index_num ;
Range_lookup)
- =HLOOKUP
Fungsinya :
Untuk pembacaan suatu tabel secara horizontal.
Bentuk
umum : =HLOOKUP(lookup_value ; table_array ; Col_ index _num;
Range_lookup)
- =LEFT(…;…)
Fungsinya :
Untuk mengambil sejumlah karakter pada sebuah teks dari sebelah kiri
Bentuk
umum :=LEFT(teks;jumlah karakter yang diambil)
Contoh :
Misal kita akan mengambil karakter yang ada di
sel F17 (Februari) sebanyak 3 huruf
Penulisan :
=LEFT(F17;3) hasilnya Feb
- =RIGHT(…;…)
Fungsinya :Untuk mengambil teks sejumlah karakter tertentu dari
sebuah kanan
Bentuk
umum :=RIGHT(teks;jumlah karakter yang diambil)
Contoh :Misal kita akan mengambil karakter yang ada
di sel F17 (Februari) sebanyak 3 huruf
Penulisan :=RIGHT(F17;3) hasilnya ari
- =MID(…;…;…)
Fungsinya :
Untuk mengambil sejumlah karakter tertentu pada sebuah teks dari kedudukan
tertentu
Bentuk
umum :=MID(teks;start_number; number_char)
Contoh :
Misal kita akan mengambil karakter baru yang ada di
sel F17 (Februari)
Penulisan :
=MID(F17:3:3)
D. Langkah-Langkah
Membuat Aplikasi Faktur Penjualan Barang “Gloria Computer”.
Faktur penjualan
sudah tidak asing lagi bagi yang bergelut dalam hal hitung menghitung jumlah
barang dan harga barang. Faktur jual beli merupakan informasi penting yang
mutlak harus terselenggara untuk setiap kegiatan jual beli dalam jumlah besar. Dari
yang sekedar hanya ingin mengetahui banyaknya barang dan jumlah harga yang
harus dibayar sampai kepada pengolahan data lebih lanjut untuk kepentingan
pengolahan laporan keuangan atau akuntansi.
Faktur penjualan
ini merupakan data yang perlu diolah lagi menjadi informasi yang lengkap dan
bisa dipadukan jika sewaktu-waktu dibutuhkan kebenaran datanya. Di sini kita
hanya membicarakan bagaimana membuat Faktur penjualan sederhana & aplikatif
melalui Microsoft Excel, yang mana dengan aplikasi tersebut sudah dapat
memberikan informasi yang memadai untuk membuat sebuah keputusan.
Langkah-langkah
yang dapat kita lakukan yaitu :
- Membuka
program aplikasi Microsoft Excel dengan cara :
a) Klik
start pada tampilan awal desktop yang letaknya di pojok kiri bawah.
b) Pilih
Microsoft Office.
c) Kemudian
Klik Microsoft Office Excel 2007, hingga muncul jendela program aplikasi
Microsoft Excel 2007.
- Buatlah
tabel dengan beberapa judul tabel yang dibutuhkan pada kolom-kolom yang
tersedia. Misal (nomor, kode barang, jumlah barang yang dibeli, harga
barang per unit, jumlah harga, diskon, total harga, dst)
- Buatlah
ketentuan-ketentuan
(Misal
: * Jika Merk Toshiba maka kode barang
di gudang menggunakan Ts sedangkan di kasir menggunakan angka 4 maka, harga per
unit adalah Rp. 3.000.000,-.
* Jika
jumlah harga melebihi Rp. 10.000.000,- maka mendapat potongan/diskon sebesar 10
% dari jumlah harga.
- Setelah
tabel faktur penjualan terbuat maka isilah tabel tersebut dengan Kode-kode
yang sesuai dengan barang yang terjual. Kemudian isilah juga kolom-kolom
dengan rumus-rumus sesuai dengan ketentuan yang ada yaitu :
ü Kolom
kode barang di gudang diisi secara manual sesuai merk barang yang terjual.
ü Kode
barang di kasir diisi dengan menggunakan rumus :
=IF(B11="A1";1;IF(B11="A2";2;IF(B11="A3";3;IF(B11="Ts";4))))
ü Merk
barang diisi dengan menggunakan rumus :
=IF(B11="A1";"Acer";IF(B11="A2";"Axio";IF(B11="A3";"Asus";IF(B11="Ts";"Toshiba"))))
ü Jumlah
pembelian diisi secara manual sesuai banyaknya jumlah barang yang terjual pada
merk tertentu.
ü Harga
per unit diisi dengan menggunakan rumus :
=IF(C11=1;2000000;IF(C11=2;4000000;IF(C11=3;2500000;IF(C11=4;3000000))))
ü Jumlah
harga diisi berdasarkan jumlah pembelian barang yaitu dengan menggunakan fungsi
formula :
=F11*E11
ü Diskon
diisi dengan menggunakan rumus :
=IF(G11>=10000000;G11*10%;0)
ü Total
harga diisi berdasarkan jumlah harga dikurangi diskon yaitu dengan menggunakan rumus
:
=G11-H11
Jika nilai-nilai
dan kode barang mengikuti seperti gambar di bawah dan menggunakan faktur kosong
yang isinya sama dengan gambar, maka bisa dinilai benar apabila nilainya sama
seperti yang terdapat pada gambar dibawah ini.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Kesimpulan dari
penyusunan makalah ini adalah sebagai berikut :
ü Membahas
tentang pengertian dan penjabaran tentang Microsoft excel 2007 beserta
fungsi-fungsi yang dapat digunakan dalam Microsoft excel 2007.
ü Menjelaskan
bagaimana cara mengaplikasikan Microsoft Excel dengan baik dan benar dalam
proses penghitungan dan statistik.
ü Menjelaskan
bagaimana cara membuat aplikasi faktur penjualan barang yang dapat mempermudah
dan mempercepat proses penghitungan dan mengambil data-data yang kita butuhkan.
B. Saran
ü Lebih
memahami definisi dan penjabaran Microsoft excel versi 2007 dan versi-versi
selanjutnya.
ü Mempelajari
lebih mendalam pada penggunaan rumus-rumus dan fungsi-fungsi formula agar dapat
mempermudah dan mempercepat proses penghitungan dan mengetahui data yang berupa
statistik.
ü Memperjelas
pengguna faktur pajak dalam hal mengentri data agar tidak terjadi kekeliruan
dalam menghitung total harga yang harus dibayar.
DAFTAR PUSTAKA
Diknas.Kurikulum
2004 Teknologi Informasi dan Komunikasi.
Budi
Permana.2000.Microsoft Excel 2007.Jakarta : Exel Media Komputindo.
Puji
Nugroho.1995.Kumpulan Soal – soal Ujian Negara Lotus.Jakarta : Elex Media
Komputindo.
Fauzi,A.,
Johar Arifin, dan M. Farikhudin.1999.Aplikasi Excel dalam Financial
Terapan.Jakarta : Elex Media Komputindo.
